KEARSIPAN

Hay friend, selamat datang di blog saya :)

kita disini akan menjelaskan tentang KEARSIPAN

1. PENGERTIAN KEARSIPAN 

Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan. 

3. TUJUAN ARSIP

•  Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
•  Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang di butuhkan dengan cepat dan tepat.
•  Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang di butuhkan.
•   Untuk menghemat tempat penyimpanan.
•   Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
•  Untuk menjaga kelestarian arsip

4. MENURUT FUNGSI DAN KEGUNAANNYA , ARSIP DAPAT DIBEDAKAN MENJADI :

(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

• Arsip dinamis aktif: Arsip ini berada dan berfungsi di unit pengolah yang pada umumnya memiliki nilai simpan satu sampai dengan dua tahun atau sesuai dengan jadwal retensi yang berlaku.
• Arsip dinamis inaktif: Arsip ini berada pada fase ketiga yang oleh unit pengolah dirasakan atau dinilai sudah kurang atau jarang/tidak diperlukan lagi dalam menunjang proses administrasi sehari-hari, walaupun mungkin masih diperlukan tetapi frekuaensinya sangat rendah.

(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

5. MACAM-MACAM PERALATAN ARSIP :

1. Filling cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1 – 6 laci, tetapi yang paling banyak di gunakan 4 dan 5 laci
2. Rotary (alat penyimpanan berputar) yaitu semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip di lakukan secara berputar.
3. Map Arsip, yaitu lipatan yang terbuat dari karton atau kertas tebal (Plastik) yang di gunakan untuk menyimpan arsip (surat).
4. Guide, yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang di gunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
5. Stapler adalah alat yang di gunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.
6. Perforator adalah alat yang di gunakan untuk melubangi kertas.
7. Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
8. Alat Sotir adalah yang di gunakan untuk memisahkan surat/warkat yang di terima, di proses, di kirimkan, dan di simpan ke dalam folder masing – masing.
9. Label adalah alat yang di gunakan untuk untuk memberi judul pada map/folder guide.

6. Jenis jenis perlengkapan

Perlengkapan kearsipan adalah bahan-bahan pendukung yang di gunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama ( penggunaanya relative singkat ) artinya bahan-bahan ini selalu di sediakan secara terus menerus.

•  Kartu Indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang di simpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 x 7,5. Kartu indeks hanya di gunakan dengan system penyimpanan subjek, tanggal, wilayah, dan nomor.

      Kartu indeks memuat informasi tentang:

1. Judul/nama surat
2. Nomor surat
3. Hal surat
4. Tanggal surat
5. Kode surat
6. Kode kartu indeks

• Kartu Tunjuk Silang adalah kartu untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang dan ukuranya 12,5 x 7,5

• Lembar Pinjam Arsip adalah lembaran atau formulir yang di gunakan untuk mencatat setiap peminjam arsip.

        Adapun gunanya :

1. Sebagai bahan bukti adanya peminjam arsip
2. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang di pinjam.
3. Sebagai tanda bahwa arsip yang di maksud sedang di pinjam
4. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak di kembalikan.
5. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

       Lembar pinjam arsip di buat 3 lembar, Yaitu :

1. Lembar 1 untuk di tempatkan pada tempat peminjaman arsip
2. Lembar 2 untuk meminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
3. Lembar 3 untuk petugas asip yang di simpan pada ticler file sebagai bahan ingatan.

•  Map Pengganti adalah adalah map yang digunakan untuk menggantikan surat – surat yang di pinjam sekaligus dengan mapnya,
• Buku Arsip adalah buku yang di gunakan untuk mencatat penyimpanan arsip.

7. MACAM-MACAM SISTEM ARSIP

1. Sistem abjad
              adalah sistem filing dimana warkat-warkat yang akan disimpan disusun menurut abjad yaitu dari huruf a sampai dengan z.

2. Sistem Nomor

           Sistem ini bila digunakan maka masing-masing warkat diberi nomor urut mulai nomor satu dan seterusnya

3. Sistem Subyek

           Sistem subyek adalah sistem yang dalam sistem fillingnya juru arsip harus memisah-misahkan warkat-warkat yang ada sesuai dengan permasalahannya.

SEKIAN DAN TERIMAKASIH :)